Alle fiscale regels rondom vergoeding thuiswerken

fiscale regels thuiswerken

Alle fiscale regels op een rijtje rondom thuiswerken

Als gevolg van de crisis rondom het COVID-19 virus werkt een groot deel van Nederland (verplicht) thuis. In deze bijdrage zetten wij de mogelijkheden en gevolgen van thuiswerken voor de loonheffingen (meer specifiek, de werkkostenregeling) uiteen.

Voor een goed begrip van de fiscale regels lichten wij eerst kort de relevante aspecten van de werkkostenregeling toe.

  1. Werkkostenregeling

Alles wat een werkgever aan een werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt loon. De werkkostenregeling maakt het echter mogelijk de daarover verschuldigde loonheffing te verschuiven naar de werkgever. Met andere woorden, (belast) loon van de werknemer wordt bij toepassing van de werkkostenregeling omgezet in (belast) eindheffingsloon van de werkgever. De (eventueel) over dit eindheffingsloon verschuldigde belasting komt in de vorm van eindheffing voor rekening van de werkgever. Voor de werknemer is derhalve sprake van een netto (onbelaste) vergoeding, verstrekking of voorziening.,,.

1.1. Aanwijzen als eindheffingsloon (werkkosten) en vrije ruimte

De werkgever beslist welke vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen als eindheffingsloon worden aangewezen. De keuze tussen (aanwijzen als) eindheffingsloon en loon van de werknemer dient uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen te zijn gemaakt. Er hoeft dus niet aan het begin van het jaar te worden gekozen. Het is toegestaan per werknemer een andere keuze te maken.

Ter voorkoming van discussie achteraf alsmede een correcte fiscale afwikkeling is het belangrijk een (aanwijs)lijst op te stellen met alle voorkomende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en daarin vast te leggen welke posten zijn aangewezen als eindheffingsloon plus de daarbij behorende kwalificatie (gerichte vrijstelling, nihil waardering, vrije WKR-ruimte, intermediaire kosten, geen loon of loon). Het is belangrijk deze aanwijslijst up tot date te houden. Bijvoorbeeld door nieuwe posten (thuiswerkkosten) of wijzigingen (bijv. vervallen van de gerichte vrijstelling voor reiskosten in verband met thuiswerken of het tijdelijk niet meer betalen van een vergoeding e.d.) in verband de coronacrisis toe te voegen. In geval van wijzigingen is het ook belangrijk de bijbehorende boekingsinstructies aan te passen.

Bij overschrijding van de heffingsvrije voet van de vrije WKR-ruimte is 80% eindheffing over het meerdere verschuldigd. Er zijn geen premies werknemersverzekeringen (WW, Wia) en werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd. De maximale vrije WKR-ruimte bedraagt met ingang van 2020 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,2% van het restant van die loonsom. In 2020 is de maximale vrije WKR-ruimte verruimt naar 3% ivm Covid.

Posten waarvoor een specifieke (gerichte) vrijstelling bestaat, zoals studiekosten, communicatiemiddelen, reiskosten tot € 0,19 per kilometer e.d. komen niet ten laste van de vrije WKR-ruimte. Ditzelfde geldt voor posten waarop een zogenaamde nihil waardering van toepassing is alsmede intermediaire kosten.

Als gevolg van de crisis zou de vrije WKR-ruimte sneller kunnen vollopen dan gepland. Daarom is het belangrijk de ontwikkeling van de vrije WKR-ruimte nauwgezet te monitoren.

1.2. Gebruikelijkheidstoets algemeen

Aanwijzen als eindheffingsloon is alleen mogelijk ingeval dit niet strijdig is met het gebruikelijkheidscriterium. Volgens de Belastingdienst is in ieder geval geen sprake van ongebruikelijkheid als per werknemer op kalenderjaarbasis maximaal een bedrag van € 2.400 ten laste van de vrije WKR-ruimte komt. Gericht vrijgestelde posten zijn, gelet op de daarvoor geldende voorwaarden, in principe altijd gebruikelijk.

Overigens betreft het bedrag van € 2.400 een vuistregel van de Belastingdienst en geen wettelijke grens. Hieruit volgt dat rekening houdend met het gebruikelijkheidscriterium overschrijding van deze grens is toegestaan.

Gebruikelijk wil zeggen dat als eindheffingsloon aangewezen posten niet meer dan 30% afwijken van wat in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Met ander woorden, het moet gelet op de aard en hoogte van de betreffende post in de betreffende situatie gebruikelijk zijn dat de werkgever de belastingheffing eventueel middels eindheffing voor zijn rekening neemt. Daarbij mag ook gekeken worden naar wat bijvoorbeeld elders in de branche of onder werkgevers in het algemeen gebruikelijk is. Het is aan de Belastingdienst om het tegendeel te bewijzen. Verder mag behalen van tariefvoordeel geen doorslaggevende rol spelen (tariefarbitrage).

Samengevat gaat het bij de gebruikelijkheidstoets om:

  • de aard en hoogte van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (voorzieningen);
  • wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen;
  • de vraag of tariefvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij aanwijzing als eindheffingsloon.

Rekening houden met de € 2.400 grens is het volgens de Belastingdienst in ieder geval ongebruikelijk om bijvoorbeeld een bonus, vakantiegeld, overuren of een eindejaarsuitkering aan te wijzen als eindheffingsloon.

1.3. Gebruikelijkheidstoets en coronacrisis

Werkgevers zullen tijdens de crisis naar verwachting kosten voor hun rekening nemen (bijvoorbeeld in verband met thuiswerken) die in het verleden niet of slechts in beperkte omvang bij voorkwamen.

Bij de gebruikelijkheidstoets draait het om wat gezien de omstandigheden gebruikelijk is aan te wijzen als eindheffingsloon. Een situatie zoals de coronacrisis is (gelukkig) niet eerder voorgekomen. Niet eerder zijn werknemers zo massaal gevraagd vanuit huis of andere bijzondere locaties te werken. Hierdoor biedt het verleden geen (goed) handvat voor het toepassen van de gebruikelijkheidstoets en is wat werkgevers in verband met de coronacrisis als eindheffingsloon plegen aan te wijzen in principe het uitgangspunt.

thuiswerken fiscale regels

  1. Thuiswerken

2.1. Algemeen

Alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in verband met thuiswerken kunnen in principe onbelast worden verstrekt door deze aan te wijzen als eindheffingsloon. Afhankelijk van de situatie en de aard van de betreffende post is eventueel sprake van een gerichte vrijstelling, een nihil waardering, intermediaire kosten of kosten die ten laste komen van de vrije WKR-ruimte.

2.2. Vaste vergoeding (vrije WKR-ruimte)

Het is mogelijk tijdelijk een vaste algemene kostenvergoeding te betalen voor kosten in verband met thuiswerken. Om belastingheffing bij de werknemer te vermijden, dient deze vergoeding te worden aangewezen als eindheffingsloon. In dat geval komt de vergoeding ten laste van de vrije WKR-ruimte. Niet aanwijzen als eindheffingsloon heeft tot gevolg dat de vergoeding als bruto of netto (gebruteerde) vergoeding moet worden verloond.

2.3. Arbovoorzieningen (gerichte vrijstelling)

De werkgever draagt ingevolge de Arbeidsomstandighedenwet ook verantwoordelijkheid voor de thuiswerkplek. Met andere woorden, ook de inrichting van de thuiswerkplek moet voldoen aan de Arbeidsomstandighedenwet. Derhalve dient hiermee rekening te zijn gehouden in het Arbo-plan/-beleid.
Voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van zaken die tot doel hebben de werkomstandigheden in de werkruimte thuis in overeenstemming te brengen met de Arbeidsomstandighedenwet (bijvoorbeeld bureau, stoel, verlichting, beeldschermbril e.d.) geldt een gerichte vrijstelling. Voorwaarde is dat de werknemer geen eigen bijdrage hoeft te betalen en daadwerkelijk (deels) thuis werkt in het kader van de dienstbetrekking.
De huidige situatie is van tijdelijke aard. Als de werknemer na afloop van de crisis niet meer thuis werkt, maar bijvoorbeeld wel de verstrekte/vergoede Arbo-voorzieningen mag houden, wordt vanaf dat moment niet langer voldaan aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling. Belastingheffing kan eventueel worden voorkomen door de werknemer de betreffende zaken te laten overnemen voor waarde in het economische verkeer. Ook is het mogelijk de betreffende post aan te wijzen als eindheffingsloon (vrije WKR-ruimte). In het laatste geval is eventueel 80% eindheffing verschuldigd bij overschrijding van de vrije WKR-ruimte.

2.4. ICT-/communicatiemiddelen en gereedschap (gerichte vrijstelling)

Denk hierbij aan bijvoorbeeld een PC, laptop, tablet, (mobiele) telefoon, printer, monitor, toetsenbord, simkaart, software, snoeren/bekabeling, dongel, internetabonnement, gereedschap etc. Voor al deze zaken geldt een gerichte vrijstelling, mits deze volgens de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.

De gerichte vrijstelling vervalt indien de betreffende zaken niet langer noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld doordat er niet langer sprake is van thuiswerken. Als de werknemer desondanks de aan hem vergoede of ter beschikking gestelde monitor niet terug hoeft te geven, dient de restwaarde op het moment van verdwijnen van de noodzakelijkheid als loon (in natura) in aanmerking te worden genomen. Het hiermee gemoeide bedrag kan eventueel wel worden aangewezen als eindheffingsloon en zal in dat geval in principe ten laste komen van de vrije WKR-ruimte. Niet aanwijzen verplicht tot verlonen.

Echter, als ondanks het wegvallen van de verplichting thuis te werken nog (aantoonbaar) sprake is van tenminste 90% zakelijk gebruik in het kader van de dienstbetrekking, zou de gerichte vrijstelling voor overige hulpmiddelen eventueel van toepassing kunnen zijn (zie paragraaf 2.5).

2.5. Hulpmiddelen (gerichte vrijstelling)

Dit betreft hulpmiddelen van allerlei aard, zoals gereedschappen, apparatuur e.d. Vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van hulpmiddelen die behoudens op de werkplek ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel zakelijk worden gebruikt, is gericht vrijgesteld.

2.6. Overige (extra) kosten thuiswerken (vrije WKR-ruimte)

Overige (extra) kosten die verband houden met thuiswerken betreffen onder andere:

  • energie (gas, water, elektra), consumpties (koffie, thee, fris e.d.). Aanwijzing als eindheffingsloon is mogelijk (vrije WKR-ruimte);
  • Als het gaat om vergoeding of verstrekking van kantoorbenodigdheden ten behoeve van de werkgever, is sprake van zogenaamde intermediaire kosten. Dergelijke kosten kunnen onbelast vergoed worden. Voor alle duidelijkheid, de kantoorbenodigdheden zijn in deze situatie eigendom van de werkgever en moeten derhalve zakelijk gebruikt worden. Zo niet, dan is sprake van loon en is eventueel aanwijzen als eindheffingsloon mogelijke (vrije WKR-ruimte).

Besparen-op-reiskosten thuiswerken

  1. Reiskosten

3.1. Reiskostenvergoeding omzetten in thuiswerkvergoeding

Bij 100% thuiswerken is niet langer sprake van woon-werkverkeer. In verband hiermee zou, mede afhankelijk van wat ter zake in de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of de cao is bepaald, de (vaste) reiskostenvergoeding kunnen worden stopgezet. Immers, er worden in deze situatie geen reiskosten meer gemaakt. Hier staat echter tegenover dat thuiswerken ook kosten oproept. In verband hiermee zou de reiskostenvergoeding bijvoorbeeld tijdelijk kunnen worden omgezet in een vergoeding voor kosten in verband met thuiswerken. Deze vergoeding kan worden aangewezen als eindheffingsloon (zie onderdeel 2).

3.2. Vaste reiskostenvergoeding doorbetalen

In geval van een 5-daagse werkweek mag voor de berekening van een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding in ieder geval worden uitgegaan van 214 reisdagen op jaarbasis (naar evenredigheid bij minder reisdagen). Hierbij is dus al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.

Verder geldt het volgende. Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding kan worden gekozen tussen twee methodes:

  1. de werknemer reist in een kalenderjaar vermoedelijk minstens gedurende 36 weken op 5 dagen zijn werkplek. Voor de berekening van de hoogte van de vergoeding mag worden uitgegaan van 214 reisdagen bij een 5-daagse werkwerk;
  2. de werknemer reist op tenminste 128 dagen per kalenderjaar naar zijn vaste werkplek. Ook in deze situatie mag bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding mag worden uitgegaan van 214 reisdagen kalenderjaarbasis.

Indien als gevolg van de coronacrisis niet langer sprake is van woon-werkverkeer, kan worden overwogen de vaste reiskostenvergoeding (tijdelijk) te stoppen of het OV- maandabonnement tijdelijk niet te verlengen, mits dit niet stuit op arbeidsrechtelijke belemmeringen.

Doorbetalen, ondanks het feit dat er niet meer wordt gereisd, kan natuurlijk ook. Dit kan tot gevolg hebben dat de gerichte vrijstelling vervalt. De gerichte vrijstelling vervalt echter niet onmiddellijk, maar blijft in geval van maximaal 6 aaneensluitende weken van afwezigheid van toepassing. De reden van afwezigheid is daarbij niet relevant. Bij voortdurende afwezigheid na 6 weken vervalt de gerichte vrijstelling. De gerichte vrijstelling kan vervolgens weer worden toegepast als niet langer meer sprake is van afwezigheid.

3.3. Reizen per openbaar vervoer

Bij reizen per openbaar vervoer dient fiscaal onderscheid te worden gemaakt tussen vergoeden/verstrekken en het ter beschikking stellen van abonnementen.

Bij vergoeden /verstrekken van een ov-abonnement (abonnement is van de werknemer) is de vergoeding gericht vrijgesteld voor zover de kosten van zakelijke reizen (woon-werkverkeer en overige zakelijke reizen) ten minste gelijk zijn aan de kosten van het abonnement. Ingeval de kosten voor zakelijke reizen minder bedragen dan de abonnementsprijs, valt het meerdere niet onder de gerichte vrijstelling. In geval van een doorlopend abonnement bij wegvallen van zakelijke reizen als gevolg van de coronacrisis, is de gerichte vrijstelling niet langer van toepassing.

Voor het ter beschikking stellen van ov-abonnementen geldt een gerichte vrijstelling als het abonnement mede wordt gebruikt voor zakelijke reizen (waaronder woon-werkverkeer). Volgens de Belastingdienst is hiervan sprake als elke maand minstens tweemaal zakelijk wordt gereisd met het abonnement. Tijdelijke onderbreking, waardoor niet langer sprake is van mede zakelijk gebruik, brengt met zich mee dat de gerichte vrijstelling in gevaar komt. Echter, ingeval er verder niet privé met het abonnement wordt gereisd, hoeft dit niet het geval te zijn. Overigens, kan discussie hieromtrent worden voorkomen door de werknemer zijn abonnement te laten inleveren, zodat het abonnement (tijdelijk) niet langer ter beschikking staat aan de werknemer.

  1. Overige

4.1. Bij- en omscholing

Gedurende een periode van weinig werk, kan het interessant zijn om werknemers (bij) te scholen door ze opleidingen/cursussen te laten volgen die vanuit huis kunnen worden gedaan. Voor opleidingen in het kader van de huidige of toekomstige werkzaamheden geldt een gerichte vrijstelling.

4.2. Vaste kostenvergoedingen

Thuiswerken kan gevolgen hebben voor de onderbouwing van een vaste kostenvergoeding.

Bij een vaste kostenvergoeding, die deels gericht vrijgestelde en intermediaire kosten omvat en is gebaseerd op een kostenonderzoek, kan de onderbouwing door (tijdelijke) gewijzigde omstandigheden in gevaar komen. Als de afwijkende situatie langer duurt dan zes aaneensluitende weken, dient de onderbouwing mogelijk te worden aangepast ten einde de gerichte vrijstelling voor de hiervoor genoemde kostensoorten te behouden. Zo niet, dan valt het gericht vrijgestelde van de vergoeding (tijdelijk) in de vrije WKR-ruimte.

4.3. Medische kosten, annuleringskosten e.d.

Vergoeden van medische kosten, een schadevergoeding bij geannuleerde reizen in verband met de dienstbetrekking (extra werken) e.d. valt niet onder een gerichte vrijstelling. Bij aanwijzing als eindheffingsloon komen deze vergoedingen ten laste van de vrije WKR-ruimte. Echter, wij plaatsen de kanttekening dat afhankelijk van de situatie mogelijk geen sprake is van loon en aanwijzing als eindheffingsloon niet nodig is om verloning bij de werknemer te vermijden.

4.4. Stopzetten terbeschikkingstelling auto

Ingeval van een ter beschikking gestelde (lease)auto van de zaak die mede voor privégebruik ter beschikking staat, is een fiscale bijtelling van toepassing. Deze bijtelling wordt als loon in natura bij het brutoloon van de werknemer geteld en verlaagd per saldo het netto-inkomen van de werknemer.

In een situatie als de huidige, waarin werknemers vaak moeten thuisblijven, kan het zijn dat de leaseauto niet of nauwelijks wordt gebruikt. In dat geval kan het interessant zijn om de leaseauto in te leveren, waardoor deze (tijdelijk) niet ter beschikking staat. Gedurende de periode dat de auto niet ter beschikking staat, is geen fiscale bijtelling van toepassing. Er moet dan wel worden aangetoond dat de auto ook daadwerkelijk niet ter beschikking staat. Alleen de sleutel inleveren of parkeren op het bedrijfsterrein is niet voldoende. De auto mag daadwerkelijk niet meer ter beschikking staan, met alle consequenties van dien, zoals mogelijk een vroegtijdige afkoop van het contract.

4.5. Fiscale bijtelling kantinemaaltijden

Indien in verband met de aanwezigheid van een bedrijfsrestaurant/kantine rekening wordt gehouden met de forfaitaire fiscale bijtelling voor kantinemaaltijden (€ 3,35 per maaltijd) kan deze bijtelling dan wel toerekening aan de vrije WKR-ruimte bij afwezigheid van de betreffende werknemers achterwege blijven.

4.6. Administratief

Wij adviseren personeelskosten (vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen) die samenhangen met de crisis op een of meerdere afzonderlijke kostenplaatsen of grootboekrekeningen te boeken. Dit draagt enerzijds bij aan de inzichtelijkheid in deze kosten en kan anderzijds relevant zijn in verband met mogelijke (fiscale) compensatieregelingen. Daarom het advies in kaart te brengen welke vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen verband houden met de crisis. Geef daarbij ook aan welke fiscale kwalificatie van toepassing is (gerichte vrijstelling, vrije WKR-ruimte etc.) en wat de consequenties zijn bij wijziging, zoals doorbetaling van een gericht vrijgestelde vergoeding bij thuiswerken (zie ook paragraaf 1.1).

  1. Verder informatie voor werkgevers en ondernemers met betrekking tot COVID-19

Voor meer informatie omtrent de gevolgen van COVID-19 voor werkgevers/bedrijven/ondernemers verwijzen wij graag naar onze internetpagina met de verzameling van onze nieuwsberichten naar aanleiding van COVID-19 en de getroffen (crisis)maatregelen vanuit de Rijksoverheid.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *